Zakonska evidencija
Evidencija prometa i poslovne knjige
Pregled obveznih evidencija po oblicima poslovanja — Knjiga prometa (paušalni obrt), KPI i Popis dugotrajne imovine (obrt po dohotku) te dvojno knjigovodstvo (j.d.o.o. i d.o.o.). Kako se vode, koje podatke moraju sadržavati i kako virtualni asistent pomaže u organizaciji.
Uvod
Vrsta i opseg poslovnih knjiga ovise o pravnom obliku i sustavu oporezivanja. Paušalni obrti vode samo Knjigu prometa (KPR), obrti po dohotku vode KPI (Knjiga primitaka i izdataka) i Popis dugotrajne imovine, a trgovačka društva (j.d.o.o., d.o.o.) obvezno vode dvojno knjigovodstvo prema Zakonu o računovodstvu (NN 78/15 sa izmjenama) i Hrvatskim standardima financijskog izvještavanja (HSFI) ili MSFI-jima.
Uredna evidencija temelj je za točno popunjavanje godišnjih obrazaca (PO-SD za paušalce, DOH za obrte po dohotku, PD obrazac za tvrtke), pravilno utvrđivanje porezne obveze i izbjegavanje problema s Poreznom upravom.
Mnogi poduzetnici zanemaruju redovito vođenje evidencije, što na kraju godine rezultira stresom, nepotpunim podacima i mogućim pogreškama u poreznim prijavama.
Tko što vodi
Paušalni obrt — Knjiga prometa (KPR), samo primitci (čl. 82. Zakona o porezu na dohodak i Pravilnik o paušalnom oporezivanju)
Obrt po dohotku — KPI (Knjiga primitaka i izdataka), Popis dugotrajne imovine, evidencija tražbina i obveza, evidencija o nabavi i upotrebi reprodukcijskog materijala (po potrebi)
Obveznik PDV-a (obrt ili tvrtka) — dodatno URA (knjiga ulaznih računa) i IRA (knjiga izlaznih računa)
J.d.o.o. i d.o.o. — dvojno knjigovodstvo (glavna knjiga, dnevnik, analitičke evidencije, godišnji financijski izvještaji)
Sezonski obrti — evidencija se vodi i tijekom razdoblja kad nema prometa (nulta evidencija)
Taxi obrti — Knjiga prometa uključujući primitke s Uber/Bolt platformi
Rokovi vezani uz evidencije
Paušalni obrt — primitak se upisuje u KPR na dan kada je ostvaren (metoda blagajne); knjiga se zaključuje 31. prosinca.
Obrt po dohotku — primitci i izdaci u KPI također po metodi blagajne; godišnji rezultat ide u DOH obrazac do 28. veljače.
Obveznici PDV-a — URA/IRA evidencije vode se kontinuirano, a podaci ulaze u PDV obrazac koji se od 1.1.2026. predaje do posljednjeg dana u mjesecu za prethodni mjesec (ranije do 20.). Napomena: izmjenama Pravilnika o PDV-u brisana je obveza predaje knjiga U-RA i I-RA kao posebnih poreznih evidencija, no većina obveznika ih i dalje vodi zbog internih kontrola.
J.d.o.o. i d.o.o. — knjigovodstveni unosi po načelu nastanka događaja; godišnji financijski izvještaji predaju se FINA-i do 30. travnja (statistika) i 30. lipnja (javna objava).
Sve poslovne knjige čuvaju se najmanje 11 godina; trajno se čuvaju temeljni dokumenti (osnivački akti, ugovori).
Kako voditi evidenciju — po oblicima
Paušalni obrt: otvorite KPR
Na početku godine otvorite novu Knjigu prometa (fizička ili digitalna). Stupci: redni broj, datum, broj računa, opis, gotovina, bezgotovinski, ukupno.
Obrt po dohotku: postavite KPI
KPI obrazac ima propisani izgled (Pravilnik o porezu na dohodak). Bilježe se i primitci i izdaci po vrstama. Uz to vodite Popis dugotrajne imovine s amortizacijom.
Tvrtke: računovodstveni program
J.d.o.o. i d.o.o. obavezno koriste program za dvojno knjigovodstvo (npr. Minimax, Pantheon, Synesis, RIS). Knjigovodstveni servis ili interni računovođa obrađuje sve dokumente.
Evidentirajte svaku transakciju
Bez obzira na oblik — svaki primitak/izdatak ili poslovni događaj evidentirate odmah, kronološki i s pratećim dokumentom.
Uskladite s bankovnim izvodima
Mjesečno usporedite evidenciju s bankovnim izvodima (HUB-3 izvodi) i potvrdama o gotovinskim prometu.
Zaključite razdoblje
Paušalci i dohodaši: zaključenje 31.12. Tvrtke: mjesečna i godišnja zaključenja knjiga s pripremom temeljnice i izvještaja.
Najčešće pogreške
Neupisivanje transakcija na dan nastanka — evidencija mora biti ažurna.
Neevidentiranje gotovinskih primitaka.
Neusklađenost evidencije s bankovnim izvodima.
Vođenje evidencije samo jednom godišnje, neposredno prije roka za obrazac.
Brisanje ili ispravljanje zapisa bez napomene — može se smatrati manipulacijom.
Kod j.d.o.o./d.o.o. — kasno dostavljanje dokumenata knjigovodstvenom servisu (dokumenti se predaju mjesečno).
Pretpostavka da paušalni obrt vodi i KPI ili obrnuto — vrsta knjiga ovisi o sustavu oporezivanja.
Primjer evidencije po oblicima
Paušalni obrt (KPR): R.br. | Datum | Broj računa | Opis | Iznos | Napomena
1 | 05.01.2026. | 1/1/1 | Dizajn logotipa | 350,00 € | Bezgotovinsko
2 | 20.01.2026. | 2/1/1 | Grafički dizajn brošure | 180,00 € | Gotovina
—
Obrt po dohotku (KPI): osim primitaka, evidentiraju se i izdaci — npr. najam ureda 250 € (15.01.), softver 60 € (18.01.), amortizacija opreme prema popisu dugotrajne imovine.
—
J.d.o.o. / d.o.o. (dvojno knjigovodstvo): isti dizajnerski račun knjiži se kao: Duguje 1200 (kupci) / Potražuje 7600 (prihodi) 350,00 €. Pri naplati: Duguje 1000 (žiro račun) / Potražuje 1200 (kupci) 350,00 €.
Kako virtualni asistent može pomoći
Postavljanje sustava za digitalnu evidenciju (KPR ili KPI) za obrte
Redovito upisivanje primitaka/izdataka i ažuriranje evidencije
Mjesečno usklađivanje s bankovnim izvodima
Za tvrtke — priprema i predaja dokumentacije knjigovodstvenom servisu, organizacija ulaznih računa, putnih naloga, blagajni
Praćenje kumulativnih primitaka i poreznog razreda (paušalci) ili praga za PDV (svi oblici)
Priprema godišnjeg zbroja i koordinacija s knjigovođom
Digitalna arhivacija sukladno zakonskom roku od 11 godina